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四大会所审计职场避雷经之五 ：与上司相处，“进度汇报”这回事，含糊不得！
文章来源：中博教育
发布时间：2021-02-01 16:53
阅读：1124次
“工作你做得怎么样了？”
“还有多少没做啊？”
“你预计什么时候做完？”
相信这三句来自上司的灵魂拷问，是无数审计师最怕听到的。于我而言，这三句话简直是我入职半年内的梦魇，那时被上司责骂的最多的，并不是我的工作效率低，而是对自己工作的进度不清不楚。
后来，我逐渐明白，进度汇报这回事含糊不得。但进度汇报其实又是一个很简单的小学问题，只要懂得运用“工作总量=工作效率*时间”这一简单的公式，就迎刃而解。
本期雷区
上司把1000份客户凭证交给你，要求你在24个工作钟（3个工作日）内检查完，你接到任务兴高采烈，开始翻看。到了第一天下班的时候，上司过来视察你的工作情况，问你：“今天做的怎样了？还有多少没看？预计要多久才能看完啊？”你一脸懵逼，因为你做的时候顾着埋头苦干，没有统计看了多少，自然也就不知道还有多少没看，什么时候能看完了。砰的一声，你踩雷了，上司很生气。
为何踩雷
审计师需要在项目开展的初期和客户协商好出具审计报告的期限，期限设定好就必须死守。对于审计师而言，在确定的期限内按质按量完成任务（meet到DDL）就是最重要的。同时，审计实际上是一种例行性很强的工作，上司可以在项目实际工作开展前进行以下预算：
工作总量：因为审计准则对于审计各个步骤、各个科目需要执行的程序有比较明确的规定，通常是可以合理预计的；
工作效率：根据每个项目组成员的职级、经验，可以大概预计他们的工作效率；
工作时间：运用“时间=工作总量/工作效率”，设定每个成员完成工作的期限。
但实际执行时，偏差是可能存在的，因此上司就需要定期监测成员的进度，调配人力资源，及时修正。和上司说“我不清楚自己的进度”，就如拿一块布蒙住上司的眼睛，让她/他一片漆黑的往前跑。而对于我们自己也是一样的效果，非常容易陷入“无头苍蝇”的状态。
如何避雷
（一）养成计时习惯
Hour rate（小时率）是一个非常重要的概念，它代表你一个小时内能做多少工作。通过Hour rate乘以时间，可以推算既定时间内你能完成多少工作；或者用既定的工作总量除以hour rate，就可以推算完成工作需要多少时间。
因此，对于日常工作，尤其是那些重复劳动的工作，我们要养成计时并计算hour rate的习惯。如前面举的例子，我们可以设定5分钟计时，并统计在5分钟内能翻看多少凭证，然后乘以12来计算一个小时能看多少凭证。当上司问及剩下凭证还要多久时，我们就可以用剩余凭证总量除以“凭证份数/小时”这个hour rate，来告诉上司剩余时间了。
（二）主动定期汇报
在完成工作的过程中，我们除了计算hour rate外，还要利用定期统计我们的完工进度，将工作总量划分为“已完成”和“未完成”两部分，并主动将完工进度（已完成量/工作总量）向上司汇报，让上司评估人力安排上是否存在问题，是否需要增减员，或者需不需要增加额外的指导来提高你的效率，以保证项目整体的进度不落后，按时完成任务。
做一个审计项目，犹如在海面航行，上司当舵手、成员当水手。只有每个人都清楚自己的进度，并及时向上司汇报，才能帮助上司随时掌握整艘船的动向、及时调整航行方向和分工安排，稳定航行、平安靠岸。千万别再拿“我不清楚进度”的破布蒙蔽上司的眼睛了。
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Ariel
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CICPA会员（非执业），ACCA准会员，某世界五百强汽车企业多年财务部门工作经历，从事总账会计财务分析等多个岗位，参与共享中心建设、报表自动化合并等多项大型集团项目。实战经验丰富，业务能力扎实，主要教授公司战略与风险管理/财务成本管理，授课思路清晰严谨，又不失趣味。善于以生动有趣的案例讲解复杂的知识，帮助同学们理清知识点脉络，把握课程要点。
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