差旅费报销，究竟难在哪？

01

差旅费报销，究竟难在哪？

每家企业都会涉及到差旅费报销，但差旅费报销难的现象似乎普遍存在：

差旅费报销到底如何做？恒恒就以华为来举例，来学习一下差旅费报销的具体流程：

在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。

十年前，智能手机尚未普及，华为就已在互联网上开发了SSE费用报销系统。能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单，填写完毕后费用报销单系统会自动提交领导审批。

以员工报销差旅费为例：

首先上网填报费用报销信息，信息流转到主管处；主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；主管确认后，再由上级权签人审批。

同时，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。

华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。

财务共享中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束，剩下的就是会计做账了。

在员工费用的过程中，华为财务对几个环节进行了优化。

审批环节，由电子审批代替人工审批。以前报销员必须找到领导面对面签字，现在，电子流审批即可。单据流转环节，实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部，现在只需快递寄至财务共享中心。付款环节，系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少出纳的工作量。账务处理环节，由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。现在，通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。华为的财务总监孟晚舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径，苍苍横翠微》中提到，在会计核算领域，我们积极尝试自动化、智能化，将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。
目前，年平均约120万单的员工费用报销，员工在自助报销的同时，机器根据既定规则直接生成会计凭证。

02

华为费用报销审批要求  

首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核，不审核有几个原因：

*，费用的真实性应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情；

第二，费用审核工作量很大，成本效益上不划算。

譬如，公司全年120万笔费用报销，每一单审核需要3分钟的话，总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢？

有人担心，有人虚假报销怎么办呢？除了前端主管领导的把关，华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次，限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。

当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。

第三，限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。

第四，丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢？一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

03

火车票、机票抵扣新变化

9月20日开始执行

税务总局发布新的政策，*税务总局发布关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告内容，营改增又出新口径，关于旅客运输服务进项税抵扣又有了新的消息！

税务总局

关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告 

税务总局公告2019年第31号

现将国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题公告如下：

一、关于国内旅客运输服务进项税抵扣

（一）《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号）第六条所称“国内旅客运输服务”，限于与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。

解读：这个问题其实在此前税务总局关于增值税深化改革的辅导材料中已经得到明确，但是由于这些材料本身无法替代规范性文件因而导致一定质疑，因此在31号公告中得到明确。读者可能关注，公司聘请的外部董事、独立董事通常不在本单位担任除了董事身份以外的其他职务，但是公司也会承担其考察、开会的交通费，这部分交通费也属于旅客运输服务范畴，按照新的31号公告口径基本也无法获得计算抵扣的机会。此前有人简单地将总局口径限定本单位劳动员工等的限制解释为便于操作，纯粹是自欺欺人。

顺便提及，税总31号公告*积极的意义是将税务总局辅导材料、网站解答这样的窗口指导口径或者是

（二）纳税人购进国内旅客运输服务，以取得的增值税电子普通发票上注明的税额为进项税额的，增值税电子普通发票上注明的购买方“名称”“纳税人识别号”等信息，应当与实际抵扣税款的纳税人一致，否则不予抵扣。

解读：根据财部39号公告规定，购进国内旅客运输服务，取得增值税电子普票，可以抵扣票面进项税额。但是实务中存在一个重大争议就是发票购买方名称到底注明单位名称还是旅客个人姓名，陕西某局坚持认为只有购买方名称栏填写旅客个人姓名才可以抵扣，也有的税局无论填写单位还是个人均可抵扣。按照31号公告，既然是单位抵扣进项税额，与其保持一致，应同样注明单位名称。

（三）纳税人允许抵扣的国内旅客运输服务进项税额，是指纳税人2019年4月1日及以后实际发生，并取得合法有效增值税扣税凭证注明的或依据其计算的增值税税额。以增值税专用发票或增值税电子普通发票为增值税扣税凭证的，为2019年4月1日及以后开具的增值税专用发票或增值税电子普通发票。

限于篇幅，本次先登载31号公告全文，以后会逐条予以解读。

三、关于本公告的执行时间

本公告*条、第二条自公告发布之日起施行，本公告第五条至第十二条自2019年10月1日起施行。此前已发生未处理的事项，按照本公告执行，已处理的事项不再调整。

04

政策早在4月就有公布

不是每张车票都可抵扣增值税

一

4月的相关政策，也是关于抵扣车票

财政部税务总局 

海关总署公告2019年第39号

《关于深化增值税改革有关政策的公告》

六、纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。

（一）纳税人未取得增值税专用发票的，暂按照以下规定确定进项税额：

1.取得增值税电子普通发票的，为发票上注明的税额；

2.取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的，为按照下列公式计算进项税额：

航空旅客运输进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1+9%）×9%

3.取得注明旅客身份信息的铁路车票的，为按照下列公式计算的进项税额：

铁路旅客运输进项税额=票面金额÷（1+9%）×9%

4.取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的，按照下列公式计算进项税额：

公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷（1+3%）×3%

二

八个提醒

提醒一：纳税人购进国内旅客运输服务，才可以计算抵扣增值税。

提醒二：票据取得日期为4月1日后的才可以抵扣增值税。

提醒三：对于专门用于福利、招待、免税项目活动的出差客票不得计算抵扣。

提醒四：车票取得增值税电子普通发票的，为发票上注明的税额来抵扣增值税。

提醒五：对于取得未注明旅客身份信息的出租票、公交车票等，不得计算抵扣。

提醒六：取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的按照9%计算进项税额，航空运输电子客票行程单可抵扣的信息是票价+燃油附加费。

提醒七：车票抵扣不是按照车票的全额，而是先换算为不含税金额，再乘以适用增值税征收率。

提醒八：车票计算抵扣的增值税应填写在增值税申报表附列资料（二）第10行：

提醒：并不是所有公司都可以享受进项税额加计抵减政策。

只要企业中邮政服务、电信服务、现代服务、生活服务这四项服务的销售额占全部销售额比重的50%，就可以享受。

销售额的确定分两种情况考虑：

（1）2019年3月31日前设立的纳税人，自2018年4月至2019年3月期间的销售额(经营期不满12个月的，按照实际经营期的销售额)符合上述规定条件的，自2019年4月1日起适用加计抵减政策。

（2）2019年4月1日后设立的纳税人，自设立之日起3个月的销售额符合上述规定条件的，自登记为一般纳税人之日起适用加计抵减政策。

05

取得机票、火车票和汽车票咋抵扣？

统一回复清楚

根据《财政部、税务总局、海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》（财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号）规定，4月1日起，纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。

那么，企业取得相关客票如何计算抵扣呢？别着急，用三个小例子给你讲清楚。

案例1：出差机票简单算

票价+附加，按9%算抵扣！

注意：民航发展基金不计入哦

案例2：铁路客票计算抵扣更容易

只需按照票价来

票价÷（1＋9%）×9%

案例3：公路客票按3%算

票价÷（1＋3%）×3%

06

费用报销不能只附一张发票！

费用报销能不能只用一张发票？有人就说了，怎么不能，我们一直就是这么干的！这么说的话小编也无话可说，不过我刚刚看到一个案例，建议大家都看一看。

重点看：企业所得税核实情况：税前列支不符合税收规定的费用未按规定进行纳税调整。

2016年：经查明，你单位在2016年3月17日记31号凭证中列支会务费140,000.00元，并签订《会务费协议》，《会务费协议》中甲方为该企业，乙方为广州xx酒店有限公司，但《会务费协议》中第四条注明：“...由乙方一次性将款项支付给甲方...”，第五条注明：“...甲方只提供会务服务。”

财务负责人已确认该笔费用为虚假的协议，税收违法证据已经复印并经财务负责人签字确认，因此认定该《会务费协议》为虚假的协议，该笔费用不符合税法真实性的规定，根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条和《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条的规定，本次检查调增应纳税所得额：

158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。

处罚规定：

1.处增值税涉税罚款553.00元（其中：2016年8月553.00元）

2.处企业所得税涉税罚款6,603.00元（其中：2016年6,603.00元）。

这是4月27号才查处的案例，大家现在看到还不算晚，大家看完文章先去看看自己公司有没有类似的情况。

光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的，如果光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。

《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

当然，发票这项证据也是非常重要的，虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票，但是对于能够取得发票的行为来说，符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证，也是不可或缺的，这点在其他的文件也是有规定的。

《关于加强企业所得税管理的意见》（国税发〔2008〕88号）第二条第（三）3项规定：加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据；

《税收征收管理法》第二十一条规定，纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。

国税发[2008]80号《*税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》第八第（二）在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。

*税务总局公告2017年第16号《*税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》第二条不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

那么，日常工作中主要的业务实质性要件有哪些？包括但不限于下面这些情况。

1.实物资产

如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全，是否有采购合同，是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应，是否有从第三方开票，是否舍近求远采购，成本费用率是否明显超过行业合理水平。

2.租金发票

是否有行政办公部门审核确认手续，是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。

3.业务招待费

业务招待费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。

4.差旅费

差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。

5.会议费

会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，是否有与会议无关费用（如旅游费）列支。

6.工资薪金

是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工作薪金的个人所得税，工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。

7.运费

运费报销，是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。

8.油费

加油费报销，报销的加油费是否为本公司车辆，本公司账面上是否有车辆，加油费总额是否超过了车辆理论行车的*大油耗量。

9.水电费

水电费报销，发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少，但水电费却很高。

07

了解差旅费报销财务处理

会计处理不再难！

一、差旅费具体包括哪些内容?

企业实务中差旅费具体包括的费用有一下几类：

1、交通费：出差途中的车票、船票、机票等;

2、车辆费用：如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等;

3、住宿费;

4、补助、补贴：误差补助、交通补贴等;

5、市内交通费：目的地的公交、出租等费用;

6、杂费：行李托运、订票费等

二、财务人员应如何审核差旅费报销单?

差旅费报销的审核也是财务人员的一项职责，在审核中应重点关注以下几点：

1、出差是否为企业相关负责人安排，是否为必须。规范的企业会有派差单作为证明的。

2、复核出差线路是否合理或在派差单安排的行程中，重点关注是否有绕行旅游或办私事的情况，必要时可以通过一定形式进行抽查(如可行)。

3、检查报销发票、车票、火车票等的真伪。如果有人要伪造出差，必然会有假发票、假火车票、假车票等。这些真伪的查询，可以借助税务网站、12306网站等，必要时也应通过其他形式核实(如可行)。

4、复核差旅费报销的各种费用标准，重点关注限额费用是否超标的情况发生。

三、差旅费应该怎么账务处理?

对于差旅费的账务处理，会计准则并无具体规定，仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样，按照会计原则，实务中的差旅费报销主要计入两个会计科目：

1、管理费用——差旅费：主要用于核算管理部门或后勤部门人员出差发生的费用。

2、销售费用(营业费用)——差旅费：主要用于核算销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的差旅费。

但是，对于一些特殊情况的差旅费，需要分析后，遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。

1、可能计入“制造费用”：比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。

2、可能计入“在建工程”：企业基建部门为施工建设而发生的差旅费。

3、可能计入“研发支出”：企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费。

4、可能计入“业务宣传费”：比如，三聚氰胺事件发生后，国人对国产牛奶产生了严重不信任感。内蒙古一奶企为了增强国人对其产品的信心，利用暑假，开展了“游内蒙古大草原，参观XX牛奶厂”的活动，主要参观了其奶源基地和牛奶加工厂。在活动中，奶企承担了消费者往返内蒙古的差旅费等。在这一过程中，企业目的就是为了宣传，实际作用也是宣传，因此该活动发生的费用应计入“业务宣传费”。

5、可能计入“业务招待费”：比如，企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的。

6、可能计入“董事会经费”：比如，企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费。

以上仅仅是我列举的几种情况，实务中可能遇到的情况会更多、更复杂，在进行账务处理前一定要先进行职业判断，恰当地计入不同会计科目。

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费用报销必看的5个要点

1.票据与实际业务吻合

这是费用报销中*基本的常识知识，比如：小伙伴们去采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但*后到财务报销时使用的是接受服务的发票，这样牛头不对马嘴，自然不允许报销。

有的小供应商没有发票怎么办？税务局不会认的，所以记得提醒小伙伴买东西前记得问有没有发票，没发票就换一家吧。

2.附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性，比如：报销物料采购款，后面的送货单仅写了物料一批和总金额，没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字，财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

3.取得的发票类别符合税法要求

在这里给大家总结一下：水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销，但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

4.涉及专票报销尽可能价税分离填写

提醒小伙伴，报销过程中涉及到专票报销的，在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写，这样方便财务后期的账务处理。

另外，再提示一点，取得专票报销的一定要在发票开具的360天内报销，如果超过360天报销，只能无情的告诉他，票据上显示的税金要自己掏腰包了。

5.附件中文件表单符合内部管理流程

这点要求至关重要，一定要告诉小伙伴们，很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见，报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。

比如：某项目发生土建改造，施工前肯定会对这个工程进行评估，评估通过才能进行施工及后期的费用报销，那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件，这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要求的，就可以放心的审核通过了。

当然，这点要求是基于公司内部管控延伸出来的，不同公司要求的标准会不一样，一般来说越是管理规范的公司，在这方面的要求会越严苛。》》如有疑问，请加财苑【Gold】QQ群：285429402，专家老师，在线答疑！

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