会计实务｜会计凭证的处理规范

文章来源：指尖上的会计

发布时间：2022-01-18 13:19

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处理会计凭证是企业财务工作的基础部分。一个企业财务工作格局如何，除了看内控与制度，还要看接地气的东西，即看看凭证装订、单据填写、发票粘贴等基础工作，从这些事项中就能看出端倪。会计凭证处理合格、规范的企业，财务基础工作不会差，因为有会计人的态度作为根基；反之，就要留神了。

一、记账凭证后应附原始凭证

这里要特别强调一点，在会计凭证中，记账凭证后一般应附原始凭证。原始凭证既包括外部取得的票据、文书，也包括内部自制的签批单、流转单，原始凭证的作用在于对记账凭证记录的经济事项予以佐证。但世事无绝对，以下两种情况例外：（1）结账的记账凭证，包括成本、费用、收入的结转；（2）更正错误的原始凭证，建议在凭证摘要中对错误事项予以说明。

二、如何编写会计凭证摘要

会计凭证摘要怎么写才算规范呢？可总结为以下几点，具体如下表所示。

三、会计凭证断号的处理

对于凭证断号这种情况，相信大多数会计人员在月末结账时都遇到过。现在绝大多数企业都做到了使用财务软件记账，由系统记录的会计凭证应该是连续的，其编号也应是连续的。那么，凭证为什么会断号呢？根本原因在于，会计人员记账后，因种种原因删除了某些凭证。前面的凭证被删除了，财务软件在功能上没有实现后方凭证编号顺序前移，也没有实现让最新记录的凭证递补断号。

针对会计凭证断号现象，企业应该如何从技术层面解决呢？最简单的思路是一一改写凭证号。但问题在于，清理断号时往往濒临结账日期。如果凭证量大，改写的工作量可能会很大。例如，一个月有 2 000 份凭证，第 500 号凭证被删除了，等于要改正 501~2 000 号的凭证号。此外，会导致之前打印出来的纸质凭证和软件系统里的凭证不匹配，编号对不上。可见，逐一手工修改凭证号，一则不严谨，再则没必要。

真正可行的方法是什么呢？以下两种方法可供参考。

（1）后号前填

后号前填，意思是尽可能将靠后的凭证提前，填补断号。但这么做要注意一个细节，即“后号”业务发生的时间，在选择凭证填补断号时，会计人员要考虑发票和原始单据的时间影响。

（2）用时间因素不明显的分录填补断号

如果后面的凭证不适合填补断号，还有一个可行的方法，即尽量选择时间因素不明显的分录填补断号。具体而言，可以用诸如计提折旧、费用分摊、计提减值、预提费用等分录填补断号。这类分录一般在月末结账之前才记录，所以填补断号对整个做账几乎不会造成影响。

这里我要强调一点，凭证断号虽是小问题，但有时会折射出大问题。频繁删除凭证本身就是会计人员基本技能不过硬的表现，有时还会衍生出随意篡改账务、内控不严谨的问题。出现凭证断号是不应该的，而填不好断号就更不应该了。

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