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干货｜费用报销如何做到及时、规范？
文章来源：指尖上的会计
发布时间：2019-11-06 10:16
阅读：3510次
（一）制度要考虑细节
费用报销要规范，首先要有明确的规章制度。并且制度一定要做到足够明细化，让各种可能出现的场景都有约定。
举个例子说明吧，员工出差有出差补贴，要计算补贴的天数，天数怎么算呢？
8月1日出差，8月2日回来，算一天还是两天。算头不算尾的话，给一天的出差补贴。头尾都算，就给两天的补贴。
特殊情况来了，一个员工8月2日晚上乘飞机回到首都机场时是晚上11点，打出租车到家是8月3日零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天?如果制度能约定，出差返回以抵达公司所在城市的时间为准，就不会有争议了。
（二）特殊事项要有替代方案
付出去了，没有发票，怎么报销？很多会计人员纠结于此。
举个例子，通讯公司到山区铺设5G网络，两个月时间吃住在老乡家。项目结束，给了老乡3000元作感谢，没有发票，费用该如何报销呢？此时，财务一味强调凭票报销显然不合理。
对此，有家公司就设计替代方案，把出差地划分为ABCD四类，对于D类地区（偏远的山区）实行费用包干制，公司给较高的出差补贴。
电视剧《人民的名义》有个桥段给大家分享一下。
大路集团的董事长王大路与京州市委书记李达康聊天，王大路说企业从银行贷款后需拿出几个点打点银行的领导，几乎成为惯例。接着王大路说我从没有行过贿。看到李达康一脸茫然，王大路做了解释，他通过财务公司办理。李达康听后笑着说，你设置了防火墙。
这里的防火墙是什么意思？实际上是王大路把向银行贷款事项委托给了中介机构办理，大路集团向中介公司支付服务费。至于中介公司怎么做，与大路集团无关。说穿了，这是一种风险转嫁的方式，王大路追求的是外圆内方。
王大路的这个做法很有新意，一下子就让会计人觉得不好处理的费用名正言顺了，这一思路值得所有企业学习。
（三）新生事项预留例外通道
所谓新生是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新生事项要预留通道，不至于手足无措。等新生事项有了处理先例，可总结规律，将之补充进费用报销制度之中。
（四）培训宣贯先行
《费用报销制度》出来后，不能一发文就了事，必须通过宣讲、培训将制度精神传达给所有员工。大企业一般会在新员工入职培训时开一门课《员工如何报销费用》，把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工，帮助员工正确认识制度。譬如，很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚，不明白为什么财务要求索取专票。通过培训，可以让员工了解专票可以抵税的道理。
另外，财务部要积极宣传官方推出的各类新的政策、新法规。
（五）找准审批关键节点
员工报销费用时 ，往往要找一圈领导签批，签批结束才提交到财务，接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字，每个企业有不同的要求。公司规模越小，签字越简单；规模越大，签字流程越长。
现在有一个趋势，费用报销签批流程在变得越来越长。一些大的集团公司员工要报销一笔费用，需要十多个领导签批。从内控角度来讲，三个人签字足够了。为什么签字流程会搞得这么繁琐呢？对此，我写过《为什么资金支出的签批流程会越来越长》一文作了分析。
（六）报销和审批约定时限
以华为为例，费用发生之后，应该在三个月之内报销，超过三个月不超过六个月的，需要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。
为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，审批责任仍由该没有及时签批的审批人承担。
（七）集中处理
费用报销大都是小金额，大批量。如果公司有个数百名员工，每个员工都有费用报销，财务是苦不堪言的。
我以前所在公司就面临这样的问题。从周一到周五，从早上到下午，都有人来报销费用，财务部就像茶馆一样时时有人进进出出。
后来我提议，费用报销集中在每周二、周五下午处理。经常报销费用的员工，建议尽可能一月处理一次。这样执行后，财务部费用报销工作简洁了许多，轻松了许多。
（八）IT与人工智能替代
费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少，执行简单。这几个特点，很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批，中间的做账，后端的打款，都可实现智能化。
如果建立了财务共享服务中心，费用报销就可以做到自动化处理，工作量会变得微不足道。
譬如，通过OA系统就可在审批环节实现电子审批，把人跑路变成计算机跑路。在单据流转环节可实现集中快递。在付款环节通过OA与网银对接可实现批量转款。在账务处理环节，能够实现会计分录系统化处理，替代了手工录入。
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上海交通大学MBA，美国德克萨斯州立大学圣安东尼奥分校 MBA，CFA持证人； 七年金融行业从业史，超过14年的金融教学经验，不仅教学能力深受认可，还擅长数学和编程，更是CFA老师中的围棋5段选手。 课堂教学细心严谨，不仅学术性强，专业知识功底深厚，且注重学生课堂反馈，解答耐心十足，能帮助学生迅速从零搭建知识框架。
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