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财务人员做好费用控制，从这四方面下手！
文章来源：网络
发布时间：2019-04-02 11:28
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迫于买房的压力，我毅然辞去内地某公司会计主管的职务，来到东莞这个高速发展的工业重镇。经过一个月的彷徨，我带来的钱大部分都“捐”给了公交公司，而工作却无任何着落，在准备打道回府时，一外资集团给我抛来了橄榄枝：该集团下属子公司会计主任，也就是该子公司的财务负责人。该集团的基本情况是：董事会设立财务总监一职，财务直属财务总监。所有财务人员都受聘于董事会，并外派到各分、子公司，对所属公司承担监督与服务的职能，分子公司经理都是外聘的职业经理人。我所任职的单位是一家贸易公司，以批发为主，在全国设立10多个销售网点，商品来源于委托加工。
一、问题
在实习期间，我了解到所任职公司（以下简称公司）销售毛利率很高，但是净利润却很低，这有点不太正常，我认为应该是期间费用偏高所致。根据公司性质和业务特点，我把期间费用划分为可控费用和不可控费用。通过对以前月份的会计报表和凭证进行分析，并与本部门人员沟通，发现在可控费用中以下问题：
1．差旅费占公司期间费用的30%，但是存在严重的不规范和浪费行为，主要表现在：
①出差人员随意乘坐出租车，例如，某出差人员从东莞到石龙出租车费为80元，而且全部为定额发票，正常的公交车费不过6元
②虚报费用。市内公交车票存在严重的现象，在同一时间段，出差人员有在不同地点的舟车费、住宿费等报销。
③乱领补贴。有些根本不符合补助标准的而领取补贴，或者出差半天而领取全天的补贴，或者重复领取补贴。
2.业务招待费占公司期间费用的10%，部分之处高得离谱，仅有3人就餐的费用能达800多元。不排除其中的虚报费用和浪费行为。
3.水电费、电话费占公司期间费用的20%，而且没有采取任何措施进行控制。
通过多方面了解，我认为造成这种局面的原因是：
1. 财务人员把关不严
2. 子公司经理的权利过大，任何费用只要经过其签字就可报销
3. 财务人员没有对费用按项目和部门进行核算，没有对费用进行分析对比，也没有及时将问题反映给子公司经理和财务总监
二、措施
针对以上问题，我制定了如下应对措施：
1.修改差旅费的报销标准和要求。
①公司原有财务制度规定：出差已跨越中午或晚上用餐休息时间超过半小时，按误餐标准享有误餐津贴。但是，领取补贴时，没有任何证据证明其归来时间。
我的要求是：报销时，需出示大门保安出具的“外出证明单”。这样就可以证明其归来的具体时间。
②公司原有财务制度规定：主任及员工出差，市内交通费的标准是出租车，而且还规定，公交车达不到或根本无公交车的地方或为了赶时间可以乘坐计程车或出租摩托，凭票报销。
这样会存在如下问题：对于有些公交车能到达的地方，出差人员也可以根据此规定乘坐计程车（理由是为了赶时间），如果出差人员随意多贴几张票据，或者定额发票全额报销，由于没有乘车区间费用合理性的标准，就无法认定其金额是否合理，这样很难控制出租车费用。
我把这些要求给取消了。
2.修改费用报销格式。
这种格式的优点是简单，所有的费用一张报销单就可解决问题，缺点是根本就无法判断某些费用的合理性、真实性，特别是某些差旅费和业务招待费。而且，原始单据也粘贴的乱七八糟，给费用审核带来的困难。
结合我以前任职公司的做法，采取了如下报销单的格式（见附表二和附表三）。其中附表三专门用于长途出差领取补贴的差旅费报销，并要求出差人员按照乘车路线的顺序粘贴原始单据，同时要求所有的出租车费要单独列示，且必须经集团财务总监签准后才可报销。这样能规范差旅费报销，便于费用的审核和控制。
3.修改业务招待费的审批程序。根据以往的业务状况和支出总额，制定年度*高限额，分摊到每月。所有的业务招待费必须经过财务总监审批后才能报销
4.对水电费实行定量控制。根据部门特点和耗电量的大小，制定每月定量标准进行控制。
5.电话费实行定额控制。制定每部电话机每月定额标准，责任到人。
6.改变费用的会计核算方式，对可控费用，核算到具体的项目和部门.
三、沟通
实行费用控制，是需要大家的共同努力的。其中，得到领导的支持是非常重要的一环。由于公司机构设置的特点，我要想使自己采取的措施能得到实行，必须要面对两位直接领导的认可：行政领导子公司经理和业务领导董事会的财务总监。
跟财务总监的沟通非常顺利，因为每个月的会计报表要经过财务总监的审核后，才能上报董事会的。作为财务方面的专家，财务总监也认为公司的期间费用偏高，我的方案大部分得到认同，在以下方面他认为不可行：
①审批权限的修改，要经过董事会的批准的。
②涉及财务制度修改方面，也需要董事会批准的。
跟子公司经理的沟通就显得有些困难。经理的工资是与公司的效益挂钩的，因此，他是非常赞成进行费用控制的；而且经理有自己的专车，不存在乘坐出租车的问题。但是在对业务招待费的控制上，相当于直接对他的行为进行限制，是不会得到他的支持的。经过多次沟通，他只是同意修改费用报销的格式和对差旅费进行控制。
在同时征得子公司经理和财务总监同意后，我开始筹划进行差旅费的控制。
四、执行
经过一个多星期的准备，我制作了一份详细的费用报销填写说明，广泛征求了各部门的意见，经过多次修改后定稿。在由各部门负责人参加的月度经营会议上，我代表经理宣读了修改差旅费报销各式的通知，然后以书面的形式发放到各部门。调整期为一个月，在此期间，我组织本部门人员分别对各部门进行费用报销单和差旅费报销单的粘贴与填写的培训，一个月后，就开始严格执行了。
在正式执行后的*个月，仅差旅费一项，就比去年同期降低了近万元，费用控制初见成效。当我把当月的费用比较表报给经理时，他沉默了好久，才说：“谈谈你对业务招待费控制的看法吧！”
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